W zakresie zatrudniania i rozliczenia pracowników delegowanych do pracy w innym kraju mamy do czynienia z dwoma przypadkami:
- Delegowanie pracowników do pracy w ramach świadczenia usług.
- Delegowanie kierowców w transporcie drogowym.
Program Wapro Gang umożliwia rozliczenie obu rodzajów delegowania.
Wprowadzanie danych zatrudnienia zarówno dla pracowników delegowanych, jak i pracowników pracujących w kraju wygląda tak samo. Wpisujemy ich do kartoteki osobowej, przypisujemy do elementu struktury organizacyjnej, przypisujemy kalendarz i wprowadzamy umowę o pracę wraz z angażem określającym stałe wynagrodzenie pracownika.
Dane dotyczące ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych oraz podstawowych danych podatkowych są uzupełniane automatycznie, po wprowadzeniu umowy o prace. Dobrze jest jednak zweryfikować ich poprawność.
1. Delegowanie pracowników do pracy w ramach świadczenia usług
W przypadku delegowania pracowników do pracy w ramach świadczenia usług, do kartoteki Delegowanie pracownika wprowadzamy dodatkowo okres delegowania i kraj delegowania.
Ewentualnie zaznaczamy, że pracodawca jest zwolniony z poboru zaliczek na podatek od przychodów pracownika.
Do prawidłowego rozliczenia pracownika delegowanego wymagane jest uzupełnienie danych w dwóch kartotekach systemu:
- Stawki diet – wprowadzamy kwotę diety przysługującej z tytułu podróży służbowych w danym kraju i określamy walutę diety.
- Kursy walut – wprowadzamy kurs waluty służący do przeliczenia kwoty diety na PLN.
Dane z tych kartotek pozwalają obliczyć kwoty pomniejszające podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne oraz podstawę opodatkowania, do których ma prawo pracownik delegowany.
W kartotece Delegowanie pracownika możemy również włączyć kontrolę minimalnej stawki wynagrodzenia obowiązującej w kraju delegowania. Po wprowadzeniu stawki minimalnej w walucie kraju delegowania, podczas naliczenia list płac system porównuje wynagrodzenie pracownika delegowanego z wynagrodzeniem obliczonym na postawie ilości godzin delegowania, stawki minimalnej i kursu waluty. W przypadku otrzymania wynagrodzenia mniejszego niż obliczone wynagrodzenie minimalne, generowane jest ostrzeżenie.
Do wprowadzenia wypłaty pozostałych, zmiennych składników wynagrodzenia pracownikom delegowanym można wykorzystać standardowe składniki premii i dodatków lub utworzyć własne za pomocą kreatora składników płacowych.
2. Delegowanie kierowców w transporcie drogowym
W przypadku delegowania kierowców w transporcie drogowym, oprócz standardowych informacji o zatrudnieniu osoby, do kartoteki Wirtualne diety dla kierowców wprowadzamy informację o fakcie przebywania kierowcy zagranicą danego dnia oraz współczynnik diety. Na tej podstawie obliczane są kwoty diet na potrzeby ustalenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne i podstawy opodatkowania.
Użytkownicy rozliczający kierowców w dedykowanych systemach, kwotę wirtualnych diet mogą wprowadzać w sposób uproszczony – jedną kwotą za dany miesiąc. Do zasilenia kartoteki danymi można wykorzystać mechanizm importu danych z plików Excel za pomocą szablonów kreatora importu danych.
Od zmiany przepisów w 2023 r., wprowadzając jednolitą stawkę diet do prawidłowego rozliczenia delegowanego kierowcy, wystarczy uzupełnienie danych w kartotece systemu Kursy walut. W kartotece tej wprowadzamy kurs waluty EUR służący do przeliczenia kwoty diety na PLN.
System umożliwia rozliczenia diet wynikających z pakietu mobilności zarówno na liście podstawowej łącznie z innymi składnikami wynagrodzenia pracownika, jak i na liście dodatkowej, w innym terminie niż lista podstawowa. Rozliczenie diet i składek na ubezpieczenie społeczne następuje całościowo, w ramach miesiąca wypłat list.
Oprócz wirtualnych diet pracodawca delegowanego kierowcy może rozliczać należności stanowiące zwrot poniesionych przez kierowcę kosztów wymienionych w ustawie o delegowaniu kierowców w transporcie drogowym, w tym kosztów korzystania z urządzeń sanitarnych w państwach, w których kierowca wykonuje zadania służbowe.
Kwotę zwracanych kosztów wprowadzamy w kartotece Dodatek sanitarny. System w zależności od przychodu kierowcy dolicza kwotę zwracanych kosztów do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne lub nie. Do zasilenia tej kartoteki danymi można również wykorzystać mechanizm importu danych z plików Excel.
Rozliczenie wirtualnych diet w podstawie składek na ubezpieczenie społeczne i podstawie podatku dotyczy nie tylko pracowników zatrudnionych na umowę o pracę, ale również zleceniobiorców rozliczanych przez umowy okresowe. W ich przypadku w kartotece Wirtualne diety dla kierowców należy zaznaczyć opcję Rozliczenie na liście Umowy.
Program uwzględnia również zmiany dotyczące pracowników delegowanych w zakresie ustalenia podstawy do zasiłku i wydruku ZUS Z-3. W miesiącach, w których pracownik z przyczyn usprawiedliwionych nie przepracował wszystkich dni w miesiącu, podstawą do zasiłku z danego miesiąca jest podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe po pomniejszeniu o potrącone pracownikowi składki na ubezpieczenia społeczne, bez uzupełniania.
Wszystkie opisane wcześniej możliwości programu dostępne są już z w podstawowym wariancie Biznes programu Wapro Gang w najnowszej wersji.
